Einstieg: Einführung in die Finanzbuchhaltung

Wie Finanzbuchhaltung funktioniert sollten Sie wissen, wenn Sie das Handbuch hier lesen, aber soviel in Kürze:

Sehr vereinfacht:

Konto	Soll (Immer aus Sicht GuV also "Wofür")	Haben (Immer aus Sicht GuV also "Wofür")
Woher (z.B. Kasse)		100 Euro (Haben, weil Kasse kein Gewinnwirksames Konto ist)	(+100)
Wofür (z.B. Benzin)	100 Euro (Soll, weil Benzin ist eine Ausgabe)		(-100)

Die Summe aller Zeilen muß 0 ergeben.

Verwirrend ist am Anfang, daß in der Kasse und der Bank immer mit genau falschem Vorzeichen gebucht wird.
Das liegt an der Tatsache, daß Soll-Haben sich immer auf die Zeilen beziehen die im GuV Bereich - also meist ab Kontonummer S3000000-S9999999 befinden.
Klingt doof - aber man gewöhnt sich daran - insbesondere weil die meisten Buchungsvorgägne automatisch verbucht werden!

In Wirklichkeit werden pro Buchung noch einige Positionen mehr gespeichert und sind nötig.

• Das Datum der Buchung
• der Mandant (Das Programm ist innerhalb einer Datenbank nochmals Mandantenfähig)
• die Kostenstelle pro Zeile
• Eine Bemerkung
• sowie diverse "Kleinigkeiten"

Damit ist es faktisch möglich umfangreiche Auswertungen zu fahren.

Buchführung – Wikipedia

Worauf muß ich aufpassen

Versuchen Sie nicht von Hand zu Buchen - wenn es eine automatische Variante gibt.
Die Buchführung mit BBasic wird zu weit überwiegendem Teil VOLL AUTOMATISCH erledigt.

Insbesondere werden

• Ausgangsrechnungen mit den Funktionen Kasse, Ausgangsrechnung bzw aus Aufträgen und Lieferscheinen mit Sammelrechnungen erledigt
• Eingansrechnungen werden nicht manuell gebucht - sondern in der Funktion Eingangsrechnung.
  Das ist einfacher und auch der Zahlungsverkehr etc. wird damit erledigt.
  Auf Wunsch kann der Lagerbestand und die Einkaufspreise der Artikel dabei mit korrigiert werden. Ggf. wird der Wareneingang aber bereits vorher erfasst.
• Auch die Banken werden dank HBCI/FinTS mehr oder minder automatisch gebucht.
  

Wie finde ich Fehler

Grundsätzlich ist die Chance Fehler zu machen gering wenn Sie die automatischen Funktionen nutzen.
Nutzen Sie auch HBCI/FinTS um Ihre Banken zu buchen!!!

Fehler in der Buchhaltung findet man hervorragend über die Konzernabstimmung - die umfangreiche Auswertungen liefert - auch wenn amn kein Konzern ist.
Als Firmengruppe kann man aber auch automatisch überprüfen ob Buchungen in beiden Firmen gleich gebucht sind - und wird hier massiv unterstützt.

Ansonsten drucken Sie die Kontoauszüge - und zwar immer mit STORNOs !!! Man kann technisch auch stornierte Buchungen - nach Warnung - nochmals stornieren. Da passieren immer Mal wieder Fehler die man nicht sieht - weil im Regelfalle stornierte Buchungen nicht ausgedruckt werden.

Sehr interessant ist die Möglichkeit unter FiBu - Infosystem einen Betrag zu suchen. (F9)

Vorarbeiten

Um mit der Finanzbuchhaltung beginnen zu können sind einige Vorarbeiten nötig:

Anlegen der Konten

Anlegen der gültigen MwSt.-Sätze (ie 7,19)

Anlegen der Erlöskonten für jeden MwSt-Statz. zB: S3000 007, S3000 019, und falls Innergemeinschaftlicher Verkehr S3000 100, falls MwSt.Frei S3000 000
Anlegen der Vorsteuerkonten für jeden Mwst-Satz zB: S1100 007, S1100 019, und falls Innergemeinschaftlicher Verkehr S1100 100, falls MwSt.Frei S1100 000
Anlegen der Umsatzsteuerkonten für jeden Mwst-Satz zB: S1570 007, S1570 019, und falls Innergemeinschaftlicher Verkehr S1570 100, falls MwSt.Frei S1570 000

Ggf. Anlegen der Mandanten oder hier (nur wenn mehrere Mandanten da sind).

Verstehen des Konzepts

BBasic ist KEIN Finanzbuchhaltungs-Programm im klassischen Sinn - auch wenn es 1980 als Finanzbuchhaltungsprogramm das Licht der Welt erblickt hat.
BBasic entfalltet seine Leistungsfähigkeit wenn man es komplett nutzt. Also seine Rechnungen mit BBASIC schreibt, Eingangsrechnungen und Zahlungsverkehr mit BBasic erledigt, etc.
Denn die meisten Buchungen werden dann vollautomatisch gebucht.
Das Buchen per Hand in BBasic sieht kompliziert und unschön aus.
Das liegt aber nicht an der Dummheit des Programmierers sonder hat Gründe:

• BBasic ist auf SCHNELLE Tastatur-Erfassung ohne Maus getrimmt (TAB Taste - oder noch schneller weil gleiche Hand wie der Ziffern-Block Pfeil-Rechts)
• In BBasic nutzt man die Buchungsfunktion nur zum Erfassen der Banken (Teil-Automatisiert durch HBCI) und zur Erfassung der Bar-Belege
  der Rest wird über andere wesentlich komfortablere Funktionen erfasst  zB Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung, Faktura-Kasse

 

Zusammengefaßt: Man nutzt die Bunungsfunktion zum Erfassen ganzer Buchungs-Sätze nur in Ausnahmesituationen.

Was muß von Hand gebucht werden

• Die Kasse (Briefmarken, Tankbelege...)
• Umbuchungen zwischen Mandanten und Konten zur Kontenabstimmung.

Was muß bzw. sollte NICHT per Hand gebucht werden

• Bank (wird per HBCI/FinTS gebucht)
• Rechnungen an Kunden (mit den Funktionen Kasse, Ausgangsrechnung bzw aus Aufträgen und Lieferscheinen mit Sammelrechnungen erledigt)
• Rechnungen und Zahlungsverkehr mit Lieferanten (wird in der Funktion Eingangsrechnung und  Zahlungsverkehr gebucht)
• Abschreibungen am Jahresende (wird mit Afa gemacht)

 Und jetzt? Ich bin genauso "klug" wie vorher...

Hier die Checkliste wie Sie beginnen:

1) Legen Sie die Bank(en) an
Siehe Bank anlegen

 

 2) Schreiben Sie Ausgangsrechnungen
Siehe hier: Ausgangsrechnungen
(Tip: Es gibt bereits einen Kunden mit der Nummer 1 für Barverkauf - und Diverse Artikel die sie mit "DIV"+(Pfeil rechts) finden"

3) Erfassen Sie Eingangsrechnungen von Ihren Lieferanten
Siehe Einstieg (A
Auch hier suchen Sie Lieferanten normalerweise nach Namen zB "Hilti" oder "Müller&Heidelberg"

 4) Zahlen Sie Lieferanten über
 

 5) Erfassen Sie Kundenzahlungen über die automatische Bankbuchung

 

 Siehe Bank buchen

 

Mandanten und Datenbanken

BBasic trennt die Finanzbuchhaltung innerhalb einer Datenbank nach Mandanten - siehe Mandanten und Datenbanken

Innerhalb einer Datenbank gibt es beliebig viele Mandanten (im Konzern).

Mandanten sind NUR in der Finanzbuchhaltung und bei den Kundennummern der Lieferanten getrennt, so daß hier eine saubere Trennung erfolgt.
Selbstverständlich können Sie eigene Einstellungen haben und sie haben eigene Nummernkreise - aber
alle anderen Daten - wie zB die Lieferanten müssen nur ein Mal angelegt und gepflegt werden. Sie existieren in der Datenbank nur ein Mal - was den Erfassungsaufwand und die Pflege massiv erleichtert.

 

Auswertungen in der Finanzbuchhaltung sind üblicherweise pro Mandant, also pro "Firma" - es gibt aber auch tolle Konzernauswertungen (wie hoch ist die Liquidität Konzernweit sieh ADDMEMORY und READMEMORY)

Die Dokumentenverwaltung, Lieferantenverwaltung etc. ist zentral, so daß Doppelerfassungen vermieden werden.

Sinnvoll ist das bei GbmH und GmbH & Co KG und Konzernen bzw. Firmengruppen.

 

Tips zum schnelleren Buchen

Buchungen können teils deulich automatisiert werden.

Konten finden

Konten können extrem umfangreich gesicht werden. Siehe Standard-Dialoge FiBuKonto

Ein Auszug daraus:

Suchen eines FiBuKontos in den Buchungsmasken

Direkte Eingabe der Kontonummer

zB S1234567 ode K1100551

Sachkonto

Hier reicht es den Anfang einzugeben also

1 = S1000000
46 = S4600000
...

Sachkonto Suche Nummerisch

41+ Zeigt alle Konten S4100000 - S4199999

Suche nach Kontonamen

Instandhaltung sucht alle Konten mit Instandhaltung

Instandhaltung&118 Sucht alle Konten mit Instandhaltung und 118 zB für Instandhaltung Clemensstrasse 118

Mieter

.MG41 Zeigt alle Mieter der Wohnung G41

.M+123 Zeigt den Mieter mit der MieterID (VPN-Nummer) 123

.MMüller sucht alle Mieter Müller

.M:E .M:Eoliver@t-online.de zeigt alle mit der EMail-Adresse ...
.M:O .M:OHerrsching zeigt alle in Herrsching
.M:V  .M:VOliver zeigt alle mit Vorname ...
.M:T  .M:T089123456 zeigt alle mit Telefonnummer ...
.M#Suchbegriff zeigt (langsam) alle mit irgendend einem Vorkomme des Text im Namen, Strasse, Bemerkung

Kunden

.KMüller&Herrsching zeigt alle Müller in Herrsching

.K:E .K:Eoliver@t-online.de zeigt alle mit der EMail-Adresse ...
.K:O .K:OHerrsching zeigt alle in Herrsching
.K:V  .K:VOliver zeigt alle mit Vorname ...
.K:T  .K:T089123456 zeigt alle mit Telefonnummer ...
.K#Suchbegriff zeigt (langsam) alle mit irgendend einem Vorkomme des Text im Namen, Strasse, Bemerkung

Lieferanten

.LMüller&Herrsching zeigt alle Müller in Herrsching

.L:E .L:Eoliver@t-online.de zeigt alle mit der EMail-Adresse ...
.L:O .L:OHerrsching zeigt alle in Herrsching
.L:V  .L:VOliver zeigt alle mit Vorname ...
.L:T  .L:T089123456 zeigt alle mit Telefonnummer ...
.L#Suchbegriff zeigt (langsam) alle mit irgendend einem Vorkomme des Text im Namen, Strasse, Bemerkung

 

HBCI bzw EBICS Onlinebuchungen

Ein MUSS:

Die aktuelle Version des BBasic-Programms unterstützt HBCI (FinTS) Online-Banking beim Buchen. Damit ist es möglich, Tippfehler im Buchungsdatum und im Betrag (Soll/Haben...) zu vermeiden. Dazu ist es nötig, jeweils die Bankkonten richtig anzulegen (siehe sachkonten / Bankkonto). Auch die jeweilige Pin muß hinterlegt sein.
Wenn die Voraussetzungen erfüllt sind, kann man durch Drücken der F2-Taste beim Buchungsdatum in den HBCI-Online-Modus wechseln. Dazu werden Sie aufgefordert, das gewünschte Bankkonto einzugeben. Geben Sie hier entweder "S1200000" oder ähnlich ein, oder geben Sie einen Namen an (z.B. Sparda).
Nach Auswahl des Kontos wird die erste HBCI-Buchung vorgeschlagen.

Die nächste HBCI-Buchung
Die jeweils nächste HBCI-Buchung erhalten Sie, wenn Sie beim Datum die F1-Taste drücken. Dabei ist es NICHT nötig, das korrekte Datum einzugeben. Das Datum wird entsprechend automatisch aktualisiert.

Einrichten von HBCI

Einrichten des Sachkontos

 

 

 

Einrichten der FinTS HBCI Verbindung zur Bank

 

 

 Wenn alles eingerichtet ist geht die Buchung quasi automatisch

 

 

 

 

 

 

 

HBCI Bankdaten lernen

Hinterlegte Buchungen werden automatisch ausgeführt. Dies macht Sinn für Kredite, Versicherungen, ggf auch Mieter falls diese nicht automatisch erkannt werden und alle weiteren laufenden Buchungen

Siehe HBCI lernen

 MwSt Automatik bei Handbuchungen

Siehe Befehlszeile